Coprily
Reprendre une copropriété en cours d’année
Vous prenez la gestion en mars, l’exercice a commencé en janvier, et un lot a peut-être changé de mains entre-temps. Pas besoin de reconstituer le passé ligne à ligne : on part d’une date, on note ce que chacun doit ou a d’avance, et on laisse les relevés faire le reste.
Sommaire
Le principe : une date, pas un historique
La tentation, quand on reprend des comptes, est de tout ressaisir depuis le 1er janvier. C’est long, et c’est faux à coup sûr, parce que vous n’avez pas les paiements de l’époque. Les logiciels de syndic, petits ou gros, font tous autrement : ils reprennent des soldes à une date, puis enregistrent ce qui se passe après. Le solde du compte bancaire à cette date, lu sur le relevé, est le point de départ. Ce qui précède reste dans les archives de l’ancien syndic.
Choisissez une date à laquelle vous avez un relevé de compte : la fin du mois précédent votre arrivée convient très bien. Si une vente de lot a eu lieu dans l’année, essayez de placer cette date après la vente : le vendeur n’a alors jamais besoin d’exister dans vos comptes, sauf s’il vous doit encore quelque chose.
Dans quel ordre ?
- Les lots et leurs tantièmes, tels que le règlement de copropriété les fixe. Ils décident de tout le reste : la part de charges et les voix en assemblée.
- Les copropriétaires actuels, rattachés à leurs lots.
- Le compte bancaire, repris à une date avec son solde et son relevé.
- La position de chaque copropriétaire à cette même date (voir plus bas).
- Le budget de l’exercice, tel qu’il a été voté, et les appels de fonds déjà faits par l’ancien syndic.
Cet ordre n’est pas une coquetterie : sans lots, un copropriétaire n’est rattaché à rien ; sans reprise du compte, un solde repris n’a pas de date ; sans budget, aucun appel ne se calcule.
La position de chaque copropriétaire
Demandez à l’ancien syndic, ou relisez son dernier état, ce que chaque copropriétaire devait encore à la date de reprise, ou ce qu’il avait d’avance. Les deux existent : un impayé d’un côté, une provision payée d’avance ou une avance de trésorerie de l’autre. Un montant par personne suffit. Ne recopiez pas les appels un à un.
- Un montant dû entre dans les impayés : il peut être relancé, et le premier virement reçu s’impute dessus.
- Une avance se déduit des prochains appels du copropriétaire. Elle lui est remboursée s’il vend.
- Un copropriétaire à jour reste à zéro.
Un lot a été vendu depuis le début de l’exercice
Ce qui compte, ce n’est pas la date de l’acte, mais la date à laquelle la vente vous a été notifiée (par le notaire, ou par les parties). Tant qu’elle ne l’est pas, le vendeur reste tenu envers la copropriété. Une fois notifiée, la règle est simple : une provision est due par celui qui est copropriétaire à la date où elle est exigible, le premier jour du trimestre en général. Il n’y a pas de prorata au jour près côté copropriété : si l’acte de vente en prévoit un, il ne concerne que le vendeur et l’acquéreur, et se règle chez le notaire.
Concrètement, si votre date de reprise est antérieure à la vente, déclarez l’ancien propriétaire du lot et la date de notification. Les appels exigibles avant cette date lui sont attribués, les suivants vont à l’acquéreur. Si le vendeur vous doit encore quelque chose, c’est sur le prix de vente que la copropriété se paie, par une opposition faite dans les quinze jours de l’avis du notaire ; sinon il reste redevable, personnellement. L’acquéreur, lui, ne doit jamais les dettes du vendeur.
Les appels déjà faits par l’ancien syndic
Les appels de fonds antérieurs à votre reprise ont été encaissés par l’ancienne gestion : ils sont dans la position de chaque copropriétaire, rien d’autre à faire. Ceux qui tombent après la reprise mais que l’ancien syndic a déjà envoyés se notent comme « faits avant votre arrivée » : les virements que vous lirez sur les relevés viendront s’y imputer, et ce qui n’arrive pas est un vrai impayé, au bon nom.
La régularisation en fin d’exercice
À l’approbation des comptes, l’écart entre les provisions appelées et les charges réelles est porté en totalité au compte de celui qui est copropriétaire ce jour-là, même s’il n’a possédé le lot que trois mois. Le vendeur n’a rien à réclamer à la copropriété. Ce que l’ancien propriétaire a versé en provisions compte donc pour le lot, et l’acquéreur le retrouve dans son décompte. Si les parties se sont entendues autrement dans l’acte, c’est entre elles.
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Il gère sa propre copropriété en syndic bénévole et écrit ces guides à partir de ce qu'il y apprend, textes de loi à l'appui.
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