Modèle de lettre pour changer de syndic

Ce guide suit le changement de syndic de bout en bout, de la lettre qui met la question à l’ordre du jour jusqu’à la remise des archives. Pour une vue d’ensemble en cinq étapes, voir aussi notre page changer de syndic de copropriété.

Mettre fin au contrat du syndic professionnel

Le contrat de syndic est conclu pour une durée déterminée (art. 18 VI de la loi du 10 juillet 1965). Pour en sortir, la loi ouvre deux voies, et toutes deux passent par un vote en assemblée générale : aucune lettre ne suffit, à elle seule, à congédier le syndic.

Ne pas renouveler: La voie la plus simple, sans motif à donner et sans indemnité. La désignation du nouveau syndic et la date de fin du contrat en cours sont inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée tenue dans les trois mois qui précèdent le terme du contrat. L’assemblée fixe la fin de l’ancien contrat et le début du nouveau, au plus tôt un jour franc après la séance (art. 18 VII).
Résilier avant le terme: Possible à tout moment, mais seulement pour une inexécution suffisamment grave du syndic, appréciée par le juge en cas de litige. Le conseil syndical notifie au syndic une demande motivée d’inscription de la question, qui précise les manquements reprochés. L’assemblée vote la résiliation et fixe sa date d’effet, au plus tôt un jour franc après la séance. La résiliation, qui est une révocation, se vote à la majorité de l’article 25 (art. 25 c), avec un second vote possible dans les conditions de l’article 25-1 (art. 18 VIII).

Il n’y a donc pas de préavis chiffré : c’est l’assemblée qui fixe les dates. En cas de résiliation, le syndic doit convoquer l’assemblée dans les deux mois à compter de la première présentation de la lettre recommandée du président du conseil syndical, faute de quoi ce dernier peut la convoquer lui-même. Sans conseil syndical, fréquent dans une petite copropriété, tout copropriétaire peut demander l’inscription de la question (art. 10 du décret du 17 mars 1967) ; des copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent aussi exiger la convocation d’une assemblée (art. 8 du décret).

Le nouveau syndic est désigné à la majorité de l’article 25, celle des voix de tous les copropriétaires (art. 25 c). Si le projet n’atteint pas cette majorité mais recueille au moins le tiers des voix, la même assemblée revote aussitôt à la majorité de l’article 24 (art. 25-1). Le syndic bénévole doit être copropriétaire (art. 17-2), pour un mandat de trois ans au plus (art. 28 du décret). La mise en concurrence de plusieurs contrats (art. 21) ne vise que la désignation d’un syndic professionnel, et n’est pas obligatoire sans conseil syndical.

Les modèles de lettre et de résolution à copier

La première lettre s’adresse au syndic en place. Envoyez-la en recommandé, papier ou électronique, assez tôt pour que la question figure à la prochaine assemblée : une demande reçue trop tard est reportée à la suivante (art. 10 du décret). Joignez-y le projet de résolution, que le syndic doit notifier avec l’ordre du jour pour toute question votée à la majorité de l’article 25 (art. 11 I 7°).

Lettre de demande d’inscription à l’ordre du jourPour une résiliation en cours de contrat, remplacez la question 1 par « Résiliation du contrat de syndic » et listez les manquements précis reprochés au syndic.

Objet : Demande d'inscription de questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale

[Nom, prénom]
Copropriétaire du ou des lots n° [numéros]
[Adresse]

À [nom du syndic], syndic de la copropriété [nom et adresse de l'immeuble]

Lettre recommandée avec avis de réception (ou lettre recommandée électronique)

Madame, Monsieur,

En application de l'article 10 du décret du 17 mars 1967, je vous demande d'inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires les questions suivantes :

1. Fixation d'une date anticipée de fin du contrat de syndic en cours (article 18 VII de la loi du 10 juillet 1965) ;
2. Désignation de [nom, prénom], copropriétaire du lot n° [numéro], en qualité de syndic non professionnel (bénévole) de la copropriété.

Vous trouverez ci-joint les projets de résolution correspondants, à notifier avec l'ordre du jour conformément à l'article 11 du même décret.

Le contrat en cours arrivant à son terme le [date], je vous rappelle que ces questions doivent être portées à l'ordre du jour d'une assemblée générale tenue dans les trois mois précédant ce terme (article 18 VII de la loi du 10 juillet 1965).

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

Fait à [lieu], le [date]
Signature

Pièces jointes : projets de résolution

Projet de résolution de fin anticipée du contrat en coursÀ joindre à la lettre. La date de fin tombe au plus tôt un jour franc après l’assemblée. Votée à part, elle ne tombe pas si la désignation échoue.

Résolution n° [numéro] : fin anticipée du contrat du syndic en cours
(article 18 VII de la loi du 10 juillet 1965)

L'assemblée générale, après en avoir délibéré, fixe au [date] la fin du contrat du syndic [nom du syndic sortant], arrivant à son terme le [date du terme].

Projet de résolution de désignation du syndic bénévoleÀ joindre à la lettre. La prise de fonction tombe au plus tôt un jour franc après l’assemblée ; le mandat ne dépasse pas trois ans.

Résolution n° [numéro] : désignation du syndic
Majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (second vote à la majorité de l'article 24 dans les conditions de l'article 25-1)

L'assemblée générale, après en avoir délibéré :

1. désigne en qualité de syndic non professionnel de la copropriété [nom, prénom], copropriétaire du lot n° [numéro], demeurant [adresse] ;
2. fixe la durée de son mandat à [un an / deux ans / trois ans au plus], du [date de prise de fonction] au [date de fin] inclus ;
3. le mandate pour accomplir les formalités du changement de syndic, notamment auprès de la banque qui tient le compte séparé du syndicat, et pour obtenir de l'ancien syndic la remise des pièces et documents prévue à l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Le remboursement des frais ou une indemnité se vote dans une résolution distincte (voir le guide sur la rémunération du syndic bénévole).

Ce que le syndic sortant doit remettre

La remise porte sur quatre blocs, et il faut les réclamer nommément : une demande générique de « tous les documents » se solde presque toujours par un envoi partiel.

La situation de trésorerie : le solde des comptes du syndicat à la date de passation (demandez aussi les relevés qui le justifient).
Les références bancaires du compte séparé de la copropriété, et de quoi en obtenir le transfert de mandat auprès de la banque.
Les archives : procès-verbaux d’assemblée, règlement de copropriété et état descriptif de division, contrats en cours (assurance, entretien, énergie), carnet d’entretien, sinistres et devis en cours.
L’état comptable : surtout le solde de chaque copropriétaire à la date de passation : c’est lui qui dit qui est à jour et qui ne l’est pas.

1Sous 15 joursSituation de trésorerie, références des comptes bancaires et coordonnées de la banque.
2Sous un moisDocuments et archives du syndicat, documents dématérialisés dans un format téléchargeable et imprimable.
3Deux mois plus tardÉtat des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture.

La demande de remise, par écrit et pièce par pièce

Dès votre prise de fonction, adressez au syndic sortant une lettre qui rappelle la décision, les dates, et liste les pièces attendues avec leur échéance. Gardez la preuve de l’envoi : c’est elle qui fondera la mise en demeure si vous devez relancer.

Lettre au syndic sortant : demande de remise des piècesSignée par le nouveau syndic, avec un extrait du procès-verbal. Calculez chaque date limite à partir de la fin du contrat fixée par l’assemblée.

Objet : Changement de syndic, copropriété [nom et adresse de l'immeuble], remise des pièces (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965)

Lettre recommandée avec avis de réception (ou lettre recommandée électronique)

Madame, Monsieur,

Par décision de l'assemblée générale du [date], dont un extrait du procès-verbal est joint, les copropriétaires m'ont désigné(e) syndic de la copropriété à compter du [date de prise de fonction]. Vos fonctions ont cessé le [date de fin du contrat].

Conformément à l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, je vous demande de me remettre :

Dans les quinze jours suivant la cessation de vos fonctions, soit au plus tard le [date] :
- la situation de trésorerie du syndicat à cette date ;
- les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque.

Dans le mois suivant cette même date, soit au plus tard le [date] :
- l'ensemble des documents et archives du syndicat, notamment le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, les procès-verbaux d'assemblée générale, les contrats en cours, le carnet d'entretien, les dossiers de sinistres et de travaux en cours ;
- les documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble, dans un format téléchargeable et imprimable ;
- si des archives sont confiées à un prestataire spécialisé, l'information de ce prestataire, avec mes coordonnées.

Dans les deux mois suivant l'expiration de ce délai d'un mois, soit au plus tard le [date] :
- l'état des comptes des copropriétaires, avec le solde de chacun, et l'état des comptes du syndicat, après apurement et clôture.

Les pièces peuvent m'être adressées à [adresse postale ou électronique]. Je reste à votre disposition pour convenir d'une remise en main propre.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Nom, prénom], syndic de la copropriété [nom]

Pièce jointe : extrait du procès-verbal de l'assemblée générale du [date]

Sans réponse dans les délais, envoyez une mise en demeure qui reprend la même liste. Si elle reste infructueuse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire en référé, qui peut ordonner la remise sous astreinte (art. 18-2, dernier alinéa). Dans les faits, une liste précise et datée suffit le plus souvent à débloquer la situation.

Quand la comptabilité arrive illisible

C’est le cas le plus fréquent : les documents arrivent, mais le grand livre est exporté sans libellés, les soldes ne se recoupent pas avec la banque, ou l’éditeur du logiciel facture la sortie des données. Reprendre ces comptes est un travail à part entière, que détaille notre guide reprendre la comptabilité après un syndic professionnel. Dans une petite copropriété, la reprise est plus simple qu’il n’y paraît : le syndicat n’est pas tenu à une comptabilité en partie double (art. 41-10), ce qui permet une comptabilité de trésorerie, et il suffit souvent de repartir du solde bancaire et des soldes par copropriétaire (voir reprendre une copropriété en cours d’année).

Et ensuite : convoquer, appeler les fonds, rendre compte

Une fois la passation faite, la gestion tient en trois documents : la convocation de l’assemblée générale annuelle, l’appel de fonds réparti aux tantièmes et le procès-verbal. Dans une petite copropriété (au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 € sur trois exercices consécutifs, art. 41-8), le syndicat n’est pas tenu à une comptabilité en partie double : ses engagements peuvent être constatés en fin d’exercice (art. 41-10). Ces trois documents suffisent alors à tenir la copropriété d’une année sur l’autre.

Modèle de lettre pour changer de syndic, puis la passation