Reprendre la comptabilité après un syndic professionnel

Quels documents exiger de l’ancien syndic ?

Avant toute chose, réclamez par écrit l’ensemble des pièces comptables de clôture. Le minimum indispensable :

• la balance générale du dernier exercice clos ;
• le grand livre (toutes les écritures, compte par compte) ;
• l’état des soldes individuels des copropriétaires (qui doit quoi) ;
• les relevés du compte bancaire séparé et le rapprochement bancaire ;
• le montant du fonds de travaux et son affectation ;
• les factures fournisseurs en cours et les contrats reconduits.

Comprendre ce que vous reprenez

La comptabilité de copropriété fonctionne en partie double et obéit à un plan comptable spécifique. Si ces notions sont nouvelles, lisez d’abord notre guide la comptabilité de copropriété expliquée simplement. Trois éléments à isoler en priorité :

• Le report à nouveau : le solde de chaque copropriétaire à la date de reprise devient votre point de départ. Ne le recalculez pas, reprenez-le tel quel.
• La trésorerie : le solde bancaire repris doit correspondre, après rapprochement, à la somme des soldes copropriétaires et des dettes/créances.
• Le fonds de travaux : c’est une réserve dédiée, à reporter distinctement (voir le guide fonds de travaux ALUR).

Reprendre les soldes et lettrer

Une fois les soldes d’ouverture saisis, l’étape suivante est le lettrage : associer chaque paiement reçu à l’appel de fonds correspondant, pour savoir qui est à jour et qui est en retard. C’est ce qui vous permet d’éditer une situation fiable dès la première semaine et de relancer les impayés sans contestation.

L’erreur à éviter : tout ressaisir à la main

Beaucoup de syndics bénévoles recommencent un tableur de zéro et perdent l’antériorité. C’est risqué : un solde initial faux fausse tous les exercices suivants. Mieux vaut importer l’existant (balance, grand livre, appels) à partir des exports de l’ancien syndic.

La reprise gratuite avec Coprily

C’est précisément ce que fait Coprily : on reprend gratuitement votre historique à partir des documents de l’ancien syndic — quel que soit l’éditeur d’origine — avec contrôle des soldes et du rapprochement bancaire. Là où certains concurrents facturent 100 à 400 € par exercice, la reprise est ici incluse. Voir le logiciel Coprily pour syndic bénévole, ou la procédure complète pour changer de syndic.