Le président de séance peut-il aussi être secrétaire ou scrutateur ?

La réponse en deux lignes

Le cumul le plus fréquent, président et secrétaire, n'est pas interdit par un texte exprès : le décret prévoit simplement que le syndic tient le secrétariat « sauf décision contraire de l'assemblée », ce qui laisse l'assemblée libre de confier ce rôle à quelqu'un d'autre, y compris au président. En revanche, l'autre cumul, celui du syndic qui présiderait sa propre assemblée, est fermement exclu.

Entre les deux, il y a une zone de prudence que cet article détaille sans la trancher : la loi organise un contrôle croisé, et le faire tenir par une seule personne affaiblit le procès-verbal le jour où quelqu'un le conteste.

Le président de séance : élu, et jamais le syndic

L'article 15 du décret du 17 mars 1967 pose la règle : au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne son président et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le président n'est donc pas nommé pour l'année : il est élu en ouverture de chaque assemblée, et cette désignation est la première résolution de l'ordre du jour.

L'interdiction faite au syndic ne vient pas de cet article mais de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, qui liste les personnes ne pouvant ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l'assemblée : le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin, leurs ascendants et descendants, ainsi que les préposés du syndic et leurs proches dans les mêmes conditions.

Ce point mérite d'être souligné pour les copropriétés autogérées : un syndic bénévole est un copropriétaire (art. 17-2 de la loi de 1965), mais il est avant tout syndic. Le fait d'être copropriétaire ne lui rend pas la présidence accessible. Si vous êtes le syndic bénévole de votre immeuble, vous ne pouvez pas présider l'assemblée, même si vous l'avez organisée de bout en bout.

Le secrétaire : le syndic par défaut, y compris bénévole

Le second alinéa de l'article 15 est souvent mal lu : « le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale ». Autrement dit, le secrétaire n'est pas élu : il l'est par défaut, et c'est le syndic. L'assemblée doit voter pour en changer, pas pour le confirmer.

Cela vaut pour le syndic bénévole exactement comme pour un professionnel. Concrètement, dans une petite copropriété autogérée, le syndic bénévole rédige le procès-verbal, note les votes et les pouvoirs, pendant qu'un autre copropriétaire préside la séance. C'est le fonctionnement normal, et il n'a rien d'irrégulier.

Si l'assemblée préfère confier le secrétariat à un copropriétaire, elle le peut : il suffit d'une résolution en ce sens, votée en ouverture de séance. Prévoyez la question à l'ordre du jour si vous savez à l'avance que vous voulez en discuter.

Les scrutateurs : facultatifs, et utiles surtout quand il y a du monde

L'article 15 les mentionne « s'il y a lieu ». Ce membre de phrase suffit à en faire une faculté et non une obligation : une assemblée tenue sans scrutateur n'est pas irrégulière de ce seul fait. Un point de vigilance toutefois : certains règlements de copropriété anciens en imposent, et le règlement s'applique tant qu'il n'est pas contraire à la loi. Relisez le vôtre une fois.

Leur intérêt réel est le décompte : vérifier la feuille de présence, les tantièmes, les pouvoirs, et recompter les voix sur une résolution serrée. Dans un immeuble de quarante lots avec quinze pouvoirs, ils évitent des erreurs. Dans un immeuble de cinq lots où tout le monde est présent, ils n'apportent rien.

Le cumul : ce que les textes disent, et ce qu'ils ne disent pas

Posons les choses honnêtement, parce que c'est la question de départ.

• Président et syndic : exclu. C'est une interdiction expresse de l'article 22 de la loi. Il n'y a pas de débat, et pas d'exception pour les petites copropriétés.
• Président et secrétaire : aucun texte ne l'interdit expressément. Puisque l'assemblée peut décider de confier le secrétariat à une autre personne que le syndic, rien dans la lettre de l'article 15 n'exclut qu'elle le confie au président qu'elle vient d'élire. Cela suppose une décision de l'assemblée, actée au procès-verbal.
• Président et scrutateur : la même logique s'applique, mais le cumul perd tout son sens. Un scrutateur sert à contrôler le décompte tenu par d'autres : se contrôler soi-même n'est pas un contrôle. Quand on n'est pas assez nombreux, mieux vaut assumer de ne pas désigner de scrutateur que d'en désigner un qui est déjà président.

Le contrepoids à connaître est l'article 17 du décret de 1967 : le procès-verbal est signé par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs, à la fin de la séance ou dans les huit jours qui suivent l'assemblée. Le texte construit donc une signature croisée. Quand une seule personne occupe deux de ces rôles, le procès-verbal reste valablement signé, mais la garantie que le texte organisait s'affaiblit, et c'est exactement ce qu'un copropriétaire mécontent viendra souligner.

Nous nous arrêtons là : nous signalons ce que disent les textes, nous ne concluons pas à la place d'un juriste sur la validité d'un cumul dans une situation précise. Si votre assemblée doit voter des travaux lourds ou trancher un litige, la prudence commande de confier chaque rôle à une personne différente dès que c'est possible.

Trois copropriétaires autour de la table : comment faire

Voici la répartition qui fonctionne, par nombre de personnes réellement présentes ou représentées.

• Trois personnes ou plus. Un copropriétaire préside, le syndic bénévole tient le secrétariat, et le troisième peut être désigné scrutateur si l'assemblée le souhaite. C'est la configuration la plus confortable.
• Deux personnes. L'un préside, l'autre (le syndic bénévole) tient le secrétariat : pas de scrutateur, et le procès-verbal est signé par deux personnes. C'est tenable, et c'est le cas de figure des copropriétés à deux copropriétaires, que nous détaillons dans le guide copropriété à deux copropriétaires.
• Une seule personne présente. La question du bureau devient secondaire : c'est celle de la représentation et des pouvoirs qui se pose d'abord. Une assemblée tenue avec un seul présent est possible mais fragile, et elle suppose que la convocation ait été irréprochable. Revoyez donc en priorité la forme de la convocation et le délai de 21 jours francs, puis le déroulé complet dans organiser une assemblée générale.

Dans tous les cas, faites figurer la désignation du bureau comme première résolution de l'ordre du jour, et reprenez les noms et les rôles en tête du procès-verbal. C'est une ligne à écrire, et c'est la première chose que regarde un lecteur qui cherche la faille.

En résumé

Un syndic ne préside jamais : c'est la seule règle vraiment fermée. Il tient le secrétariat par défaut, bénévole compris. Les scrutateurs sont facultatifs. Et le cumul président et secrétaire, s'il n'est pas expressément interdit dès lors que l'assemblée en décide ainsi, reste un choix à éviter quand on peut faire autrement : la signature à plusieurs du procès-verbal est là pour protéger les décisions, pas pour compliquer la séance.

Coprily prépare la convocation, calcule les majorités et produit le procès-verbal avec le bureau désigné en séance. Si vous êtes syndic bénévole d'un petit immeuble, l'essentiel de vos obligations tient en trois documents, et la fiche d'identité de la copropriété que vous devez tenir à jour est détaillée dans où trouver la fiche synthétique de la copropriété.