Coprily
Où trouver la fiche synthétique de ma copropriété ?
C'est une carte d'identité d'une page ou deux : combien de lots, quel chauffage, combien de charges, combien d'impayés. La loi oblige le syndic à la tenir et à vous la remettre. Encore faut-il savoir où la demander, et quoi faire quand personne ne l'a jamais écrite.
Sommaire
La réponse courte : chez votre syndic
La fiche synthétique de copropriété est prévue par l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965. Le texte est net sur le point qui vous intéresse : c'est le syndic qui l'établit, qui la met à jour chaque année, et qui doit la remettre à tout copropriétaire qui en fait la demande. Vous n'avez donc pas à la chercher : vous la demandez, par écrit, et elle doit arriver.
Si votre syndic est un professionnel, elle se trouve en général déjà sur l'espace en ligne sécurisé de la copropriété. Cet espace est lui-même obligatoire : l'article 18 de la loi de 1965 impose au syndic professionnel de mettre à disposition des copropriétaires un accès en ligne aux documents de la copropriété, et la fiche synthétique fait partie de la liste minimale de ces documents.
À quoi elle sert vraiment
La fiche synthétique a été créée par la loi ALUR pour une raison simple : avant elle, il fallait éplucher trois ans de procès-verbaux et deux annexes comptables pour répondre à des questions élémentaires. Combien de lots ? Le chauffage est-il collectif ? Y a-t-il des impayés ? La fiche répond à tout cela en une page.
Concrètement, elle sert dans quatre situations.
- Vous vendez ou vous achetez. En cas de vente d'un lot d'habitation, la fiche est remise à l'acquéreur au plus tard à la signature de la promesse de vente, avec le règlement de copropriété et les procès-verbaux des trois dernières assemblées (art. L.721-2 du code de la construction et de l'habitation). C'est la première pièce que lit un acquéreur attentif.
- Vous changez de syndic. Elle donne en une page l'état réel de la copropriété au moment de la passation, et elle se compare facilement à celle de l'année précédente.
- Vous voulez comprendre où en est la copropriété sans attendre l'assemblée générale.
- Vous remplissez une déclaration, une demande de subvention ou un dossier de travaux : les données demandées sont presque toujours celles de la fiche.
Ce qu'elle contient, rubrique par rubrique
Le contenu n'est pas laissé à l'appréciation du syndic : il est fixé par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, qui liste les données à renseigner et leur ordre. Une fiche qui invente ses rubriques n'est pas une fiche synthétique.
- 1Identification de la copropriétéNom, adresse, numéro d'immatriculation au registre national, date du règlement de copropriété.
- 2Identité du syndicNom, type de mandat (professionnel, bénévole, coopératif), coordonnées.
- 3Organisation juridiqueNombre de lots, existence d'un conseil syndical, syndicats secondaires ou unions.
- 4Caractéristiques techniquesNombre de bâtiments, période de construction, répartition des lots par usage (habitation, commerce, bureaux, stationnement).
- 5ÉquipementsType de chauffage et d'eau chaude, présence d'ascenseurs, de stationnement.
- 6Données financièresCharges du dernier exercice clos approuvé, impayés, dettes fournisseurs, montant du fonds de travaux.
Une donnée que la copropriété ne connaît pas ne doit pas être inventée : on la laisse explicitement non renseignée. C'est le cas courant, dans les petits immeubles anciens, de la période de construction ou du détail des équipements.
Le délai d'un mois, et la pénalité de retard
C'est la partie que peu de copropriétaires connaissent, et c'est la plus utile quand le syndic ne répond pas. L'article 8-2 prévoit deux échéances.
- La mise à jour annuelle. Les données de la fiche sont établies chaque année, après l'assemblée générale qui approuve les comptes de l'exercice clos. Autrement dit, la fiche suit le rythme des comptes, pas celui de l'année civile.
- La remise sous un mois. Un copropriétaire qui demande la fiche doit l'avoir dans le mois. C'est l'intérêt de demander par écrit, en gardant une trace de la date.
Au-delà de ce mois, la loi prévoit des pénalités par jour de retard, imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Le montant n'est pas dans la loi mais dans un décret d'application : il est aujourd'hui de 15 euros par jour de retard (décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020). La retenue s'opère sur les honoraires, au moment de l'arrêté des comptes présenté à l'assemblée.
Deux précautions, parce que le texte est écrit pour un syndic professionnel rémunéré. D'abord, une pénalité imputée sur une rémunération suppose qu'il y en ait une : la question de son application à un syndic bénévole non rémunéré n'est pas tranchée par le texte, et nous ne la trancherons pas ici. Ensuite, cette retenue n'est pas automatique : en pratique, c'est le conseil syndical ou l'assemblée qui la fait appliquer sur les comptes. Si le sujet devient conflictuel, faites-vous accompagner.
Son lien avec l'immatriculation au registre national
Les deux obligations sont nées en même temps et se nourrissent des mêmes données. Toute copropriété à usage au moins partiel d'habitation doit être immatriculée au registre national des copropriétés (art. L.711-1 et suivants du code de la construction et de l'habitation), et les données déclarées au registre, identification, lots, équipements, données financières, recouvrent très largement celles de la fiche synthétique.
En pratique, si vous tenez votre déclaration annuelle au registre, vous avez déjà fait l'essentiel du travail de la fiche. L'inverse est vrai aussi : une fiche à jour sert de brouillon à la mise à jour du registre. Le détail de cette déclaration est dans notre guide sur l'immatriculation de la copropriété au registre national.
Syndic bénévole : c'est à vous de la produire
Voici la situation réelle de beaucoup de petites copropriétés : un syndic bénévole, pas de professionnel, pas d'extranet, et une fiche synthétique que personne n'a jamais établie. La loi ne fait pourtant aucune distinction. L'article 8-2 vise le syndic, et un syndic bénévole est un syndic. Le régime simplifié des toutes petites copropriétés allège la comptabilité, il ne supprime pas cette obligation.
La bonne nouvelle : dans un immeuble de quatre ou cinq lots, la fiche se remplit en une demi-heure. Vous avez déjà tout ce qu'il faut : le règlement de copropriété donne les lots et les tantièmes, l'assurance donne le bâti, et vos comptes de l'année donnent les charges, les impayés et le fonds de travaux. Le seul vrai piège est de refaire ce travail chaque année à partir de zéro.
Coprily la génère à partir des données déjà saisies dans l'application : identification et numéro d'immatriculation, syndic, répartition des lots par usage, puis les données financières du dernier exercice clos approuvé. Les rubriques que vous n'avez pas renseignées apparaissent comme non renseignées, jamais remplies au jugé. Le document se télécharge en PDF depuis les paramètres de la copropriété, et il se regénère l'année suivante en un clic.
En résumé
La fiche synthétique se demande à son syndic, par écrit, et doit arriver dans le mois. Chez un syndic professionnel, elle est en principe déjà en ligne sur l'espace sécurisé de la copropriété. En cas de vente, elle est jointe à la promesse. Et si vous êtes syndic bénévole d'une petite copropriété, ne la cherchez pas : c'est à vous de l'écrire, une fois par an, après l'assemblée qui approuve les comptes.
Pour le reste de ce que la loi attend de vous, le guide obligations du syndic bénévole en petite copropriété fait le tour en une page, et si vous venez de reprendre la gestion, la liste des documents que l'ancien syndic doit vous remettre commence justement par celle-ci.
Il gère sa propre copropriété en syndic bénévole et écrit ces guides à partir de ce qu'il y apprend, textes de loi à l'appui.
Le guide complet : syndic bénévole de petite copropriété.
Immatriculer sa copropriétéPourquoi c’est obligatoire, qui s’en charge, les données à déclarer et la mise à jour annuelle.
Les obligations du syndic bénévole d'une petite coproCe que le régime simplifié dispense (partie double, conseil syndical, AG pour chaque décision) et les trois documents à tenir quoi qu'il arrive.
La passation par l'ancien syndicCe que l'ancien syndic doit remettre au nouveau (trésorerie, références bancaires, archives, état comptable), dans quels délais, et quoi faire quand la remise traîne.