Peut-on convoquer une assemblée générale par simple mail ?

La réponse honnête : non, pas par un simple mail

C'est la déception habituelle du syndic bénévole, et autant l'annoncer tout de suite : envoyer la convocation depuis votre boîte mail, en pièce jointe, avec accusé de lecture, ne vaut pas notification. Ce n'est pas une question de bonne foi. C'est une question de preuve.

L'article 9 du décret du 17 mars 1967 prévoit deux voies classiques : la lettre recommandée avec avis de réception, ou la remise contre émargement ou récépissé. L'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 en ouvre une troisième, la notification par voie électronique— mais avec l'accord exprès du copropriétaire, et par lettre recommandée électronique, pas par un e-mail ordinaire. Votre client mail n'entre dans aucune des trois cases.

Pourquoi la loi s'accroche autant à la forme

Parce que deux délais se calent sur une date de réception, et sur elle seule.

• 21 jours francs entre la notification de la convocation et la tenue de l'assemblée (art. 9 du décret de 1967). C'est le temps donné aux copropriétaires pour lire l'ordre du jour, consulter les annexes, donner pouvoir, ou renvoyer un formulaire de vote par correspondance (art. 17-1 A de la loi).
• Deux mois de recours à compter de la notification du procès-verbal (art. 42 de la loi). C'est la fenêtre pendant laquelle une décision peut encore être contestée en justice.

Un e-mail prouve, au mieux, qu'un message est parti. Il ne prouve pas qu'il est arrivé, ni quand. Un accusé de lecture se refuse d'un clic, une adresse change, un message part en indésirables. Le recommandé et l'émargement, eux, produisent une date opposable : c'est tout leur intérêt.

« On est quatre, on se connaît. C'est vraiment un problème ? »

Prenons un cas très concret. Une copropriété de cinq lots, trois voisins qui se croisent dans l'escalier, un syndic bénévole qui envoie la convocation par mail vingt-cinq jours avant. Tout le monde répond, l'AG se tient, la toiture est votée, le procès-verbal part par mail lui aussi.

Huit mois plus tard, les travaux ont dérivé et un copropriétaire — absent ce jour-là — conteste la résolution. Il n'a pas à démontrer grand-chose : c'est au syndic de prouver qu'il a été régulièrement convoqué. Or la seule pièce disponible est un mail dans un dossier « envoyés ».

Le risque n'est pas une amende. C'est l'annulabilité : un copropriétaire opposant, ou défaillant (absent et non représenté), peut demander au juge l'annulation de l'assemblée ou des décisions concernées. Et une AG annulée, ce sont des travaux à revoter, des appels de fonds à défaire, et une copropriété qui perd un an.

Tant que tout le monde est d'accord, personne ne regarde la forme. La forme sert exactement le jour où quelqu'un n'est plus d'accord.

Passer à la notification électronique dans une copro de 4 ou 5 lots

Bonne nouvelle : c'est là que la petite copropriété a un vrai avantage. Recueillir l'accord de quatre personnes qu'on voit une fois par an, c'est faisable en une réunion. Voici la marche à suivre.

• Mettez le sujet à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, avec les adresses électroniques déjà connues. Ce n'est pas une décision collective : chaque copropriétaire décide pour lui-même. Mais l'AG est le moment où tout le monde est réuni.
• Faites signer un accord exprès, par écrit, copropriétaire par copropriétaire : nom, adresse électronique retenue, date, signature. Un accord tacite ne vaut rien — le silence n'est pas un accord, et c'est justement ce que veut dire « exprès ».
• Faites-le acter au procès-verbal, et rangez les accords signés avec les archives de la copropriété. Le jour où la forme est contestée, c'est cette pièce qui vous sauve.
• Prévoyez le retrait. Un copropriétaire peut revenir au papier, et un nouvel acquéreur n'hérite pas de l'accord du vendeur : à chaque mutation, la question se repose. Tenez à jour la liste de qui est en électronique et qui reste en recommandé.
• Utilisez un service de lettre recommandée électronique pour l'envoi lui-même. C'est ce que visent l'article 42-1 de la loi et les articles 64-1 et suivants du décret : un envoi qui produit une preuve de réception, pas un message dans une boîte.

Coprily produit la convocation complète : ordre du jour, projets de résolution, annexes et formulaire de vote par correspondance, prêts à notifier. Pour l'envoi, la règle est celle de cet article : la convocation part par e-mail aux copropriétaires qui ont signé l'accord préalable — un modèle à faire signer est fourni —, et s'imprime pour être postée en recommandé aux autres. La voie de notification reste, dans tous les cas, le choix et la responsabilité du syndic.

Le calendrier complet, à poser une fois pour toutes

La plupart des convocations irrégulières ne le sont pas par mauvaise volonté, mais parce que le calendrier a été calculé à l'envers. Voici l'ordre réel des choses.

En résumé

Un simple mail ne convoque pas une assemblée générale. Trois voies fonctionnent : le recommandé avec avis de réception, la remise contre émargement — souvent la plus simple entre voisins — et la voie électronique, à condition d'avoir recueilli l'accord exprès de chacun et de passer par une lettre recommandée électronique. Dans une copropriété de quatre ou cinq lots, faites signer ces accords à la prochaine AG : dix minutes cette année, zéro recommandé les suivantes.

Et si la convocation elle-même vous prend un week-end, Coprily la rédige à partir de votre ordre du jour. Pour le reste du déroulé, le guide organiser une assemblée générale reprend chaque étape.