La comptabilité de copropriété expliquée simplement

Tenir la comptabilité d'une copropriété fait peur, mais les principes sont accessibles. Voici l'essentiel pour un syndic bénévole, sans jargon d'expert-comptable.

Une comptabilité encadrée par la loi

Depuis le décret comptable de 2005, toute copropriété tient une comptabilité en partie double, selon un plan comptable spécifique. Chaque opération est enregistrée deux fois (un débit, un crédit), ce qui garantit l'équilibre des comptes. L'exercice est annuel et les comptes sont approuvés en assemblée générale.

Le plan comptable de la copropriété

Les comptes sont regroupés par classes :

Classe 4 — comptes de tiers : copropriétaires (compte 450) et fournisseurs (401).
Classe 5 — comptes financiers : la banque de la copropriété.
Classe 6 — charges : dépenses de l'exercice (entretien, eau, assurance…).
Classe 7 — produits : les appels de fonds qui financent ces charges.

Le compte de chaque copropriétaire (le 450) est suivi individuellement : ce qu'il doit, ce qu'il a versé, son solde.

Appels de fonds et charges courantes

Pour financer le budget voté, le syndic émet des appels de fonds, le plus souvent trimestriels, répartis entre copropriétaires selon leurs tantièmes (ou les clés de répartition propres à chaque type de charge). Les dépenses réelles sont enregistrées au fil de l'eau.

La régularisation annuelle des charges

En fin d'exercice, on compare ce que chaque copropriétaire a provisionné (ses appels de fonds) avec sa quote-part de charges réelles. La différence donne lieu à une régularisation : un complément à appeler si les provisions étaient insuffisantes, ou un avoir si elles étaient trop élevées. Ce décompte individuel est communiqué avec la convocation à l'assemblée d'approbation des comptes.

Faut-il un logiciel ?

Sur tableur, la partie double, la ventilation aux tantièmes et la régularisation deviennent vite source d'erreurs. Un logiciel passe les écritures automatiquement et tient le grand livre, la balance et les annexes à jour. Coprily va plus loin : il reprend gratuitement votre historique comptable(grand livre, relevés, soldes) transmis par l'ancien syndic. Voir le logiciel Coprily pour syndic bénévole.